Ce guide simplifié retrace la chronologie de l'organisation du congrès. Il a bénéficié de l'expérience des organisateurs de congrès à partir de l'année 2000.
Novembre
Constitution de l’équipe d’organisation (profs et personnel technique).
- Programmer des réunions espacées (3 ou 4).
- Garder le contact par mail ou mieux, monter une liste de diffusion (googlegroup par exemple).
- Réunion, recherche d’idées et attribution des différents missions : Lieux et locaux de la manifestationRestauration
- Hébergement et transports.
- Subventions
Inscriptions et comptabilité
- Recherche de partenaires (Collectivités locales, Lycée, Maif, Banque…)
- Logo de l’AG (nécessaire pour le courrier
- Rassembler la documentation sur l’association (Déclaration JO, Statuts, plaquette, membres bureau…)
Décembre-Janvier
Ouverture d’un compte bancaire
- Établissement d’un budget prévisionnel
- Préparation des demandes de subventions aux collectivités (faire jouer les relations) : c'est beaucoup de travail pour ne rien avoir le plus souvent .... est-ce bien nécessaire ???
- Choix des lieux de la manifestation et locaux (éviter les déplacements pour les repas du dimanche midi et du lundi midi)
- Préparation de la convention avec le lycée (soumission au CA)
Février-Mars
Contact des fournisseurs par mail (premier contact en février)Recherche de partenaires (Cadeaux participants, Apéritif, Café, Libraire…)Recherche des conférenciers (Ne pas hésiter à contacter des grosses pointures, il faut juste les contacter à l’avance). 3 – 4 conférences le lundi suffisent.Définition provisoire des ateliers, commissions, conférences, visites scientifiques/touristiquesÉtablissement d’un programme prévisionnel
Avril-Mai
Préparation d’un dossier de Presse (rassembler articles des autres AG)Préparation de l’annonce dans l’OpéronPréparation des guides (déplacements, transports, site Internet)
Juin-Juillet
Pré-inscription sur Internet et OpéronInvitation du corps d’inspectionInvitation des personnalités
Septembre
Finalisation du programme de l’AGGestion des inscriptionsInformation régulière sur la liste de diffusion UPBM
Durant le congrès
Vendredi : préparation des laboratoiresVendredi et samedi matin: accueil des exposantsSamedi matin : préparation du stand de l'accueil (inscriptions repas dimanche et lundi, inscriptions aux ateliers...)Samedi après midi : accueil et orientation des participants vers les stands (prévoir plusieurs entrées)
L'après congrès
Remerciements : personnel établissement, partenaires, conférenciers.
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Congrès 
